Szkennelés, automatikus okiratfelismerés és strukturált iktatókönyv – egyetlen alkalmazásban. Kevesebb adminisztráció, több idő az ügyfelekre.
Az iqtato egy modern alkalmazás, amelyet kifejezetten a magyarországi jogi irodák napi dokumentumkezelési igényeire terveztünk.
A szoftver automatikusan felismeri és beolvassa a személyi igazolványon, lakcímkártyán és adókártyán szereplő adatokat, feltölti az iktatókönyvet, azonosítja a beszkennelt ügyiratok ügyszámát és hatóságát – mindezt emberi beavatkozás nélkül.
Az ügyféladatok és iratok kizárólag a saját gépen tárolódnak, felhőbe nem kerülnek. Az iktatókönyv nyomtatható, szűrhető, archiválható és bármely korábbi állapotában visszanézhető.
Hat területen nyújt azonnali, mérhető segítséget a mindennapi irodai munkában – kezdve az adatfelvételtől egészen a nyomtatásig.
A személyi igazolvány, lakcímkártya és adókártya beszkennelésével az ügyfél összes adata automatikusan kitöltésre kerül. Nincs több kézi gépelés, nincs elírás.
A rendszer automatikusan azonosítja a büntetőügyek, szabálysértési ügyek és polgári perek ügyszámát, az eljáró hatóság vagy bíróság nevét, valamint az ügycsoport megnevezését.
Az iktatókönyv átlátható táblázatban jeleníti meg az összes adatot, amelyet 4 A/4-es lapra nyomtatva teljes körűen dokumentálhat – fejléccel, oldalsorszámmal, kerettel.
A beszkennelt okiratok és ügyiratok rendezetten tárolódnak az iktatókönyv megfelelő sorához rendelve. Bármikor előhívhatók, nem vesznek el.
Az ügyféladatok és iratok kizárólag a helyi gépen tárolódnak. Sem felhőszolgáltatás, sem külső szerver nem érintett – a GDPR-megfelelőség egyszerűbb, mint valaha.
Az iktatókönyv bármely korábbi napi állapota visszatölthető naptárból, így a változások nyomon követhetők és visszaállíthatók – könyvelési vagy jogi ellenőrzéshez egyaránt.
Az alkalmazás minden funkciója egymásra épül – az első szkennelés pillanatától a lezárt, archivált ügyig. Íme a teljes folyamat, részletesen.
Az alkalmazás a számítógép indításával automatikusan elindul a háttérben, és egyetlen kattintással bármikor előhozható egy lebegő ablakban – anélkül, hogy megzavarná az éppen futó munkát.
A megnyíló ablakban négy modul közül lehet választani: Iktatókönyv, Iratátvétel, Naptár és Szerződés. Az ablak igény szerint teljes képernyőre is nagyítható, például nagyobb táblázatok kényelmes kezeléséhez. Szükség esetén ugyanolyan egyszerűen visszakicsinyíthető a tálcára.
Az iktatókönyv modul egy 26 oszlopos, teljes egészében szerkeszthető táblázat, amely az ügyfelek és ügyirataik minden lényeges adatát egy helyen tárolja. Az iktatószám automatikusan generálódik XXX/ÉÉÉÉ formátumban (pl. 001/2026), ahol a sorszám évente 001-től kezdődik, és minden új bejegyzéssel automatikusan növekszik.
A táblázat tartalmaz személyes adatmezőket (név, születési adatok, lakcím, okmányszámok), kapcsolati adatokat (telefon, e-mail, bankszámlaszám), képviseleti adatokat (meghatalmazás vagy kirendelés, kezdő dátum), ügyadatokat (ügyszám, hatóság, ügycsoport) és adminisztrációs mezőket (iktatás időpontja, megjegyzés, egyéb). Az Okiratok oszlop egy „Megnyitás" gombot rejt, amellyel az adott ügyféhez tartozó összes beszkennelt irat egy gördíthető nézetben előhívható.
Egy oszlop legfeljebb a képernyőszélesség egyötödét foglalhatja el. Ha a szöveg ennél hosszabb, a tartalom kicsinyítve jelenik meg – de ha az egeret a cella fölé visszük és 2 másodpercig ott tartjuk, az Excel megjegyzéseihez hasonló felugró ablakban olvasható a teljes szöveg.
Új adatsor felvitelekor a felhasználó választhat szkennelés vagy fájlból való betöltés között. Szkennelés esetén az irodai szkennerbe kerülhetnek a személyes okiratok és az ügyirat – tetszőleges sorrendben, tetszőleges elhelyezésben, akár papírlapra nyomtatott változatként is. Az alkalmazás az egyes lapokat automatikusan felismeri: megkülönbözteti a személyi igazolványt, a lakcímkártyát és az adókártyát, és mindkét oldalát rögzíti.
A szkennelés után a program felajánlja a „Folytatás" lehetőséget, ha a felhasználó még további lapokat szeretne beolvasni (pl. az ügyirat következő oldalait), vagy a „Befejezés" gombot, amellyel lezárja a beolvasási folyamatot.
A felismerés mesterséges intelligencián alapul: a rendszer képes a kártyákat bármilyen forgatásban és megvilágítási körülmények között azonosítani, még papírlapra nyomtatott példányok esetén is kivágja a dokumentum tartalmát a háttérből.
A sikeres felismerés után az alkalmazás automatikusan kitölti az iktatókönyv releváns mezőit a személyes okmányok alapján: az ügyfél neve, születési neve, születési helye és ideje, anyja neve, lakcíme, tartózkodási helye, állampolgársága, személyi igazolvány száma és érvényessége, lakcímkártya száma, adószáma és személyi száma.
Ha a kártyán a születési név nincs kitöltve, a rendszer automatikusan az ügyfél nevét másolja oda. Ha a tartózkodási hely rovatot nem tüntetik fel, a lakcím kerül oda helyette. Ezek az intelligens alapértelmezések megelőzik az üres cellák okozta következetlenségeket.
A képviselet kezdetének dátuma automatikusan a felvitel napja lesz, a képviselet fajtája (meghatalmazás vagy kirendelés) egy legördülő listából egyetlen kattintással kiválasztható. A telefonszám, e-mail cím, bankszámlaszám, megjegyzés és egyéb mezők manuálisan tölthetők ki.
Ha a szkennerbe ügyirat is kerül, az alkalmazás felismeri azt, és automatikusan azonosítja az ügyszámot – akár büntetőügyi (pl. 03060/123/2026. bü.), szabálysértési (pl. 123/2026. szabs.) vagy bírósági (pl. 9.B.123/2026.) formátumban szerepel. A keresés az irat tetején, a fejlécben és a szövegtörzsben egyaránt lefut, sőt pecsétbe írt ügyszámot is képes azonosítani.
Ha több lehetséges ügyszámot talál, egy felugró ablakban sorolja fel a jelölteket – a felhasználó egyetlen kattintással kiválasztja a helyeset, vagy manuálisan megadja azt. A rendszer tanul: minden megerősített ügyszámot eltárol, és legközelebb ugyanolyan típusú iratnál már magabiztosabban, a megfelelő helyen keresi azt.
Ugyanez a logika vonatkozik a hatóság megnevezésére (pl. Szegedi Járásbíróság, Csongrád-Csanád Vármegyei Rendőr-főkapitányság) és az ügycsoport megnevezésére is (pl. „rablás bűntette", „kártérítés iránt", „Szabálysértési ügy"). A rendszer előbb a már meglévő táblázatadatokból keres egyezést, és csak ismeretlen irat esetén próbál önállóan következtetni.
A táblázat feletti menüsorban az „Iktatás" gombra kattintva aktiválódik az iktatási mód: ezután bármely sor cellájára kattintva az adott sor „Iktatás időpontja" mezőjébe automatikusan bekerül az aktuális dátum ÉÉÉÉ.HH.NN formátumban. Ez pontosan rögzíti, mikor vált az ügy aktívból lezárttá.
A „Nézet" menüvel háromféle szűrési mód érhető el. Az Összes opció a teljes iktatókönyvet mutatja. Az Aktív nézet csak az iktatási időpont nélküli – tehát még folyamatban lévő – ügyeket jeleníti meg. Az Archív nézet kizárólag a lezárt, iktatott sorokat listázza. A Korábbi állapot funkcióval naptárból kiválasztható bármely korábbi nap állapota – ha az adott napra nincs mentés, a program felajánlja a legközelebbi elérhető időpontokat.
A „Nyomtatás" gomb megnyomásakor az iktatókönyv teljes tartalma A/4-es formátumban kerül nyomtatásra, az összes adatsor 4 egymást követő lapon elfér. Minden cella vékony vonallal keretezett, az oszlopfejlécek vastag betűvel szerepelnek, az egész táblázat vastag külső kerettel van körbekerítve. Az egyes lapok alján az „1/2", „2/2" stílusú lapszámozás jelzi, hogy az összetartozó adatsor melyik oldalán jár az olvasó.
Az egész folyamat perc alatt elvégezhető, manuális adatbevitel nélkül.
Az ügyfél okiratait és az ügyiratot egyetlen menetben beolvassa a szkenner. A sorrend és az elhelyezés mindegy.
A rendszer azonosítja az okirat típusát, kinyeri az adatokat, és meghatározza az ügyszámot, hatóságot, ügycsoportot.
Az előtöltött adatokat a jogász átnézi, szükség esetén módosítja, majd egy kattintással iktatja.
Az iktatókönyv azonnal kinyomtatható, az iratok digitálisan elérhetők, a nap végén automatikusan archiválódik.